關于加強賬外文件收集歸檔的通知

 

機關各部門：

為加強檔案管理工作，豐富檔案種類，服務經濟與社會發展，按照國家、省檔案管理相關規定，要求對“賬外文件”進行收集歸檔，“賬外文件”是指未經發文登記和打印、編號的文件，具體種類分為：

（1）本機關領導和有關部門負責人參加上級機關召開的會議帶回的文件材料,尤其是本機關領導在會議上的講話、發言以及會議上印發本單位的典型材料。

（2）代上級機關擬稿并被采用的文件定稿和印本。

（3）上級機關批轉、轉發本機關的文件。

（4）國家、省、市和上級機關領導視察、檢查本機關、本系統工作時的指示、講話、題詞和聲像等材料。

（5）本機關召開的黨代會、職代會、團代會、黨組(黨委、總支、支部)會、行政領導(如局長)辦公會、工作會議、專業會議等形成的會議記錄、紀要、簡報、領導人講話稿等文件材料。以及領導班子民主生活會報告(一年兩次)。

（6）本機關各種基礎數字統計報表和分析材料。

（7）領導干部個人重大事項的情況報告(一年兩次)。

（8）領異干部個人收入申報的情況報告(一年兩次)。

（9）本機關目標管理、文明建設、廉政建設、紀檢監察、綜合治理、森林防火、防汛、計劃生育等工作以及突發事件、重大活動中形成的文件材料。

（10）本機關各級黨組織在工作活動中形成的文件材料。

（11）本機關干部、職工定級、晉級、任免、調動、獎懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動人事方面的審批材料及黨員、干部、職工名冊。(如干部職工考核等次匯總表、工資變動審批表、工人技術等級考核審批表、工資發放明細表等)。

（12）本機關制訂的規章制度、管理辦法、規定、工作條例、崗位職責等。

（13）本單位財產、檔案交接憑證。

（14）本機關編印的簡報、出版物定稿、樣本。包括機構沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等。

（15）本機關請示與上級機關的批復,下級機關的請示與本機關的批復。

（16）本機關與外機關簽訂的各種合同、協議書等。

（17）本機關檢查下級單位的工作、調查研究時形成的文字材料。

（18）新聞媒體(報社、電臺、電視臺、雜志社)報道、轉載本機關工作活動的文章、圖片、采播通知單等。

（19）本單位領導班子及成員的述職報告。

（20）政府部門在采購過程中所形成的報告、標書、合同等。

幾點要求：

1、部門主要負責人要高度負責，確定專人進行檔案收集管理，尤其是對近年來涉及到的“賬外文件”進行收集，力爭做到檔案收集齊全，已納入檔案集中管理的部門，年末要進行檔案分類錄入。

2、部門未統一管理的檔案、要將檔案存檔目錄報檔案室，便于管理及調檔查閱。

3、檔案管理領導小組每年四月末對各部門的檔案管理進行督促檢查，已納入檔案管理目錄的檔案出現丟失、損毀及泄密等現象，按照《檔案法》或相關法律、法規，追究當事人及部門主管領導責任。